Де й ким би ви не були – в Австралії, Англії чи Америці, з блакитним комірцем, білими чи рожевими – всі люди мають лише 24 години на день. Успіх зводиться до того, скільки люди спроможні виконати протягом цих годин. Тоді як кожному підприємцеві кортіло б утримати сонце від заходу, додаючи таким чином зайвих годин їхньому дню, і без того існують стратегії, що допомагають максимально збільшити продуктивність.
Ось ці 10 стратегій ефективності:
1. Закон Паркінсона
«Якщо чекати до останньої хвилини, виконання роботи займає лише хвилину.» – Сиріл Норткот Паркінсон.
Всі люди пізнали дію цього закону, спочатку намагаючись з усіх сил завершити проект протягом цілого місяця, а потім дивовижним чином реалізуючи його за останній тиждень. Або якщо вдома декілька тижнів панує безлад, що за пару годин перетворюється на ідеальну чистоту.
Цей закон надзвичайно впливає на ефективність завдяки нав’язуванню коротших строків виконання або призначенню дострокової зустрічі. Працюючи над збільшенням продуктивності, варто знайти золоту середину: авральна робота може бути хорошим рецептом уникнення безглуздої праці.
2. Входження у потоковий стан
У спортсменів це називається «бути в зоні» – коли людина настільки зосереджена, що ніяк не реагує на будь-які сторонні справи. В такий стан можуть впадати всі – як письменники й музиканти, так і підприємці.
Дослідження Михая Чиксентмихаї зосереджене на цих потокових станах, що покращують ефективність праці.
В цьому стані людина знаходить рівновагу між складністю завдання та власними навичками. Якщо задача занадто складна й не по силах, людина починає хвилюватись та засмучуватись, якщо ж недостатньо складна – людина нудьгує. Варто мобілізуватись, але не перенапружуватись. Всі люди найефективніше працюють «у зоні».
3. Виконання лише однієї справи за раз
Існує чимало переконливих випадків не на користь поєднання кількох справ одразу – включно з тим, що люди, на ходу розмовляючи по телефону, частіше врізались в інших. Додаючи гумору до дослідження, можна навести приклад, як багато людей в такому стані навіть не помічали клоуна, що їхав на одноколісному велосипеді.
Однак, просити підприємця не братись за декілька задач одразу – це все одно, що примушувати свиню не валятися в багні. Насправді ніхто не виконує кілька справ одразу – це явище правильніше було б назвати перемиканням задач: люди стрибають від одного до іншого замість жонглювання ними. В результаті з’являється завелика кількість незавершених проектів, на які дедалі більше розпорошуються ресурси. Стосовно повернення до реальних справ можна навести хорошу цитату Александра Ґрехема Белла:
«Зосередьте всі свої думки на роботі, яку виконуєте безпосередньо зараз, адже промені сонця опікають лише тоді, коли зібрані у фокус.»
4. Правило двох хвилин
У своїй книзі “Вміння робити свою справу” Девід Аллен пояснює, що найпродуктивніші люди найвигідніше використовують маленькі проміжки часу, що відкриваються протягом дня. Наявність арсеналу задач на пару хвилин під рукою на момент появи таких «вікон» підвищить продуктивність; очищення папки вхідних листів, перевірка автовідповідача, прийняття запиту вибудовує наші м’язи ефективності для більших завдань.
Одна з основних причин затягування справ полягає на занадто довгому обдумуванні наступного етапу; за словами Аллена, виконання справи займає менше часу, ніж її обдумування.
5. Робота відповідно до добових ритмів
Нервові клітини людського мозку контролюють добові ритми життя, що впливають на цикли сну та бадьорості, вироблення гормонів та рівень енергії. Постійна робота поза добовими ритмами (наприклад, у пілотів міжнародних авіарейсів) призводить до втоми.
Ефективність полягає в синхронізації роботи з піковими періодами біологічних ритмів. Д-р Стів Кей вважає, що аналітична робота найкраще здійснюється протягом двох годин бадьорості – ранковий підйом температури тіла збільшує потік крові до мозку.
Концентрація уваги різко зменшується після обіду, оскільки процес травлення забирає енергію. На думку професора Марейке Віт, цей спад аналітичної працездатності є найкращим часом для написання роману та творчого мислення.
Ефективність зростає внаслідок тренування. Д-р Джерард Кеннеді зауважує, що в другій половині дня, як ніколи, долається більше олімпійських рекордів. Сила м’язів, потужність легенів, координація між очима та руками й гнучкість суглобів сягають піку між 4 та 6 годинами вечора.
Найоптимальнішими моментами для максимального збільшення зусиль є: ранковий підйом аналітичного мислення, підйом творчого мислення в післяобідню пору та фізичний підйом у другій половині дня.
6. Реверсивна технологія
Найчастіше застосовувана для промислової техніки та програмного забезпечення, реверсивна технологія може використовуватися щодо різних сфер, продукції та стратегій.
Вона полягає в розборі та аналізі складових єдиного цілого. Ефективність приходить не лише після з’ясування зв’язків між компонентами, а й у здібності окремо працювати над певними аспектами. Тим Феррісс відзначає, що швидко опанував танго завдяки реконструкції танцю та вивченні жіночої партії разом з чоловічою.
Професійні лінгвісти роблять те саме: ділять мови на складові та аналізують найпоширеніші граматичні конструкції.
7. Три складових сили волі
Професор Стенфордського університету Келлі МакҐонігал стверджує, що ключ до досягнення цілей полягає в розумінні трьох складових сили волі: я зроблю, я не зроблю, та я хочу.
- «Я не зроблю» – це опір спокусі, наприклад, сказати «ні» соцмережам.
- «Я зроблю» – це вибір альтернативної поведінки, наприклад, відправлення електронного листа для спілкування з метою налагодження ділових зв’язків.
- «Я хочу» – це усвідомлення своєї кінцевої мети – розвитку власної кар’єри, бізнесу, прибутків.
Сила волі – ніби м’язи; коли не вдається досягнути мети, це означає, що людина покладається лише на «я не зроблю» – а люди можуть говорити «ні», поки справа не зазнає провалу. Однак, тримаючи в запасі та використовуючи всі три аспекти сили волі, можна потроїти ймовірність успіху. Необхідно опиратись, заміняти та пам’ятати.
8. 52 та 17
В підприємницькій діяльності перерви мають тенденцію до зникнення. Працівники не лише часто пропускають обід, а й взагалі відчувають провину за короткі перерви, незважаючи на їх відчутні переваги для втомленому мозку.
Отже, яким є ідеальне співвідношення праці та відпочинку? DeskTime App зіграла у «великого брата», спостерігаючи за тим, як люди використовують комп’ютери, та з’ясувала, що найпродуктивніші 10% людей працювали інтенсивно протягом 52 хвилин, потім робили перерву на 17 хвилин. До речі, природні ритми уваги людського мозку передбачають можливість роботи до 90 хвилин, після чого потрібно приблизно 20 хвилин відпочинку. Необхідні перерви сприяють ефективності роботи.
9. Постава
Було б абсурдом вважати, що на продуктивність впливає проста зміна постави, але, тим не менше, це правда. Професор Емі Кадді в своїй лекції на TED описує психосоматичні та неврологічні реакції на поставу. Приймання величної постави призводить до підвищення рівня тестостерону (впевненість, наполегливість, енергійність) та зменшення рівня кортизолу (стрес, хвилювання, нервозність). Впевнена людина, в якій кипить тестостерон, працює набагато продуктивніше, ніж пригнічена кортизоловим стресом.
Людський мозок налаштований реагувати на певні фізіологічні процеси: вимушена посмішка все одно спричинятиме виділення ендорфінів. Витягнути самого себе з уявної кризи є так само просто, як і з буквальної.
10. Вивірений процес
Хороше попередження від Еріка Райса:
«Якщо люди справді ефективно розробляють неправильний продукт, це все одно що їхати на машині з обриву, вихваляючись надзвичайно економною витратою бензину.»
Подібно до коефіцієнту Шарпа стосовно співвідношення ризику та дохідності у фінансах та «мінімально життєздатного продукту» в техніці, ця стратегія полягає в розрахунку та свідомому підході до зусиль при гнучкому, а не фіксованому процесі та меті, продуктивності та готовності до різких змін стратегії, а не польоті вперед на всіх парах.
Хороша ілюстрація: стартап Ніка Суїнмерна – онлайн-магазин взуття Zappos. Суїнмерн протестував свою ідею без викидання грошей на вітер: просто пішов до взуттєвого магазину, зробив знімки та опублікував їх в Інтернеті. З появою клієнтів він пішов і закупив туфлі. Йому не довелося змінювати стратегію, натомість просто зарезервувати ідею.