Як стати продуктивнішим за допомогою «коробки Ейзенхауера»

Дуайт Ейзенхауер прожив одне з найпродуктивніших життів, яке тільки можна собі уявити.

Ставши 34-м Президентом Сполучених Штатів, він пробув два терміни з 1953 до 1961 року. Під час своєї каденції Ейзенхауер запустив програми, що безпосередньо призводили до розвитку мережі федеральних швидкісних магістралей в США, запровадження Інтернету (DARPA), дослідження космосу (NASA) та мирного використання альтернативних джерел енергії (закон «Про атомну енергію»).

Але до того, як стати президентом, Ейзенхауер був генералом армії США, служив Головнокомандувачем Союзних військ в Європі під час Другої світової війни, відповідаючи за планування та реалізацію захоплення Північної Африки, Франції та Німеччини.

Окрім цього, він був президентом Колумбійського університету, став першим Головнокомандувачем NATO, водночас якось знаходячи час на такі хобі, як гольф та малювання олійними фарбами.

В Ейзенхауера була надзвичайна здатність зберігати свою продуктивність не лише тижнями чи місяцями, а й десятиліттями. Тому не дивно, що його методи керування часом, задачами та продуктивністю вивчалися багатьма людьми.

Найвідоміша стратегія Ейзенхауера із забезпечення продуктивності відома як Матриця Ейзенхауера – це простий інструмент з прийняття рішень, що може використовуватись хоч зараз. Розгляньмо шлях до більшої продуктивності та принципи функціонування стратегії Ейзенхауера.

Матриця Ейзенхауера: як досягти більшої продуктивності

Стратегія Ейзенхауера для вжиття заходів та організації задач проста. Використовуючи наведену нижче таблицю, можна розподілити власні справи на основі чотирьох можливостей.

  1. Термінові та важливі (задачі, що вимагають негайного вирішення).
  2. Важливі, але нетермінові (задачі, виконання яких треба призначити на пізніший строк).
  3. Термінові, але неважливі (задачі, які варто делегувати іншим).
  4. Ані термінові, ані важливі (задачі, які треба видалити).

Така матриця є чудовою, бо може використовуватись для планування продуктивності як на довгий строк («Як проводити свій час щотижня?»), так і короткий («Що робити сьогодні?»).

На сьогодні моя Матриця Ейзенхауера виглядає так.

Примітка: Я створив шаблон-таблицю матриці Ейзенхауера. Її можна завантажити для власного використання в кінці цієї статті.

Різниця між терміновим та важливим

Важливі справи рідко бувають терміновими, а термінові рідко бувають важливими.

– Дуайт Ейзенхауер

Термінові задачі – це те, що, на думку людини, потребує реакції на даний момент: електронні листи, телефонні дзвінки, SMS, новини. В той самий час, якщо керуватися словами Бретта МакКея, «Важливі задачі роблять внесок у нашу довгострокову місію, цінності та цілі.»

Визначити цю різницю одного разу може виявитись простим, але робити це безкінечно стає важко. Мені подобається метод Ейзенхауера за те, що він надає чіткі рамки для багаторазового прийняття рішень. А, як і в решті життєвих справ, найтяжчою є саме послідовність.

В ході використання цього методу в мене з’явились такі спостереження.

Усунення перед оптимізацією

Кілька років тому, читаючи про комп’ютерне програмування, я натрапив на цікаву цитату:

Немає швидшого коду за його відсутність.

Іншими словами, найшвидший метод виконати задачу – незалежно, чи мається на увазі зчитування рядка комп’ютером, чи видалення задачі з власного переліку – це повністю видалити цю задачу. Немає швидшого способу щось зробити, ніж просто нічого не робити. Це аж ніяк не є причиною бути лінивим, але просто пропозицією примусити себе приймати важкі рішення та видаляти будь-які задачі, що не ведуть людину до її місії, цінностей та цілей.

Занадто часто люди використовують продуктивність, керування часом та оптимізацію як поважну причину уникати справді важкого питання: «А чи взагалі варто це робити?» Набагато легше залишитись зайнятим та казати собі, що всього лиш необхідно бути трохи ефективнішим чи «попрацювати трошки пізніше ввечері», ніж витерпіти біль від видалення задачі, виконання якої є зручним але яка не являє собою найефективніше та найкраще використання особистого часу.

За словами Тіма Ферісса, «зайнятість – різновид лінощів, ліниве мислення та нерозбірливі дії».

Як на мене, метод Ейзенхауера є особливо корисним, оскільки підштовхує людину замислитись про необхідність конкретної дії, що означає, що я скоріше переміщу задачі до квадрату «Видалити», ніж бездумно повторюватиму їх. Чесно кажучи, якщо просто усунути всі справи, на які щодня марно витрачається час, можливо, взагалі не знадобиться жодних підказок про те, як стати продуктивнішим у важливих питаннях.

Чи це допоможе досягти цілі?

І наостанок: для людини може виявитись важким усувати справи, на які марно витрачається час, якщо вона не впевнена в тому, яку саме ціль переслідує. З власного досвіду можу сказати: весь процес, що лежить за методом Ейзенхауера, можуть прояснити два питання.

Ось вони…

  1. Яку ціль я переслідую?
  2. Якими саме цінностями я керуюсь у житті?

Коли стає зрозуміло, що саме є для людини важливим, стає набагато простіше вирішувати, які справи виконувати, а яких позбуватись.

Метод Ейзенхауера не є бездоганним, але є корисним інструментом прийняття рішень для збільшення продуктивності та усунення елементів поведінки, що займають розумову енергію, на які марно витрачається час і які рідко можуть привести до реалізації поставлених цілей. Сподіваюсь, для вас він також виявиться корисним.

Джеймс Кліер